Tafeltennisvereniging TTV Een en Twintig hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement/ Privacy Verklaring geeft de vereniging informatie over hoe ze omgaat met persoonsgegevens.
TTV Een en Twintig houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat TTV Een en Twintig in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het doel en type persoonsgegevens wordt nader aangegeven;
• Verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uw uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd als TTV Een en Twintig deze nodig heeft voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Hierbij valt te denken aan gegevens van minderjarige leden en van deelnemers aan de NTTB-competitie;
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen zijn en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en dat TTV Een en Twintig u daarop wil wijzen en deze ook wil respecteren.
Als TTV Een en Twintig zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van de privacy verklaring of in algemenere zin vragen hebt hierover of contact wil hebben met ons kan dit via een van de bestuursleden.
Waarvoor verwerken wij de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door TTV Een en Twintig verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
• Het beleggen van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het aankondigen van evenementen;
• Het versturen van het clubblad en andere informatie;
• Verwerken in jaarverslag secretaris tijdens Algemene Ledenvergadering;
• Verwerken in notulen van de Algemene Ledenvergadering;
• Innen van contributie en competitiegeld door de penningmeester;
• Deelname aan de NTTB-competitie;
• Het uitnodigen voor reünie- of jubilea festiviteiten;
• Het organiseren van toernooien;
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd:
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
• Adres, postcode, woonplaats;
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Bankrekeningnummer;
• Bij bestuursleden: kopie paspoort en BSN-nummer t.b.v. inschrijven bij Kamer van Koophandel.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u hebt gegeven kan TTV Een en Twintig aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maakt TTV Een en Twintig gebruik van een derde partij voor:
• Het spelen van competitiewedstrijden (NTTB);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie (Rabobank);
Wij geven de persoonsgegevens niet door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is gesloten. Met verwerkende partijen zijn de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zal TTV Een en Twintig de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Zo zal bij ernstige intimiteiten en strafbare feiten aangifte worden gedaan bij de politie en zal ook de NTTB daarvan in kennis worden gesteld. Ook zal meegewerkt worden met de politie in het kader van een onderzoek als TTV Een en Twintig verplicht is tot medewerking. Tot slot kan TTV Een en Twintig persoonsgegevens delen met derden mits u daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten Nederland.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger schriftelijke toestemming is gegeven.
Bewaartermijn
TTV Een en Twintig bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. TTV Een en Twintig maakt hier uitzondering op voor het nakomen van verplichte wettelijke bewaartermijnen en ook ten aanzien van historische en statistische gegevens. Van oud-leden worden Naam, Adres en e-mail adres bewaard om hen bij eventuele reünie of jubilea te kunnen benaderen
Beveiliging
TTV Een en Twintig heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Als voorbeelden zijn te noemen:
• Alle personen die namens TTV Een en Twintig van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan;
• Toegang tot data is gebaseerd op rollen die personen binnen de vereniging invullen en nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen. Zo krijgt bijvoorbeeld de penningmeester als enige toegang tot financiële transacties om contributies te kunnen innen;
• TTV Een en Twintig maakt regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Het bestuur is geïnformeerd over het belang van de bescherming persoonsgegevens;
• TTV Een en Twintig test en evalueert regelmatig de genomen maatregelen.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kan bezwaar gemaakt worden tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vereniging of door een van onze verwerkers.
Meldplicht
Mocht ondanks alle genomen maatregelen en controles toch informatie bij onbevoegden beschikbaar komen, dan verplicht TTV Een en Twintig zich om binnen de daarvoor geldende termijnen gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dit te melden bij betrokkenen en de autoriteiten.
Klachten
Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. Mochten we er desondanks toch niet samen uitkomen dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Als er naar aanleiding van ons privacy statement/ privacy verklaring nog vragen of opmerkingen zijn neem dan contact met ons op.
